I LUKU: Yleisiä määräyksiä
1§ Nimi, kotipaikka, kieli ja säännöt
Yhdistyksen nimi on Oulun Hammaslääketieteen Kilta ry ja sen kotipaikka on Oulun kaupunki. Yhdistystä nimitetään säännöissä killaksi. Killan pöytäkirja- ja rekisteröintikieli on suomi. Killan kokouksissa ja julkaisussa saa käyttää haluamaansa kieltä. Killan ajantasaisten sääntöjen on löydyttävä killan nettisivuilta tai kiltahuoneelta kaikkien kiltalaisten luettavissa.
2§ Killan tarkoitus ja sen toteuttaminen
Killan tarkoituksena on toimia jäsentensä kollegiaalisena ja sosiaalisena yhdyssiteenä, pyrkiä kehittämään hammaslääkärikoulutusta, edistää jäsentensä ammatillista kasvatusta, valvoa jäsentensä yhteiskunnallisia ja yleisiä taloudellisia etuja, kehittää ja tarjota jäsenilleen monipuolisia harrastusmahdollisuuksia sekä toimia jäseniään edustavana järjestönä. Näitä pyrkimyksiä kilta toteuttaa mm. järjestämällä koulutustilaisuuksia, harjoittamalla julkaisutoimintaa, ylläpitämällä liikuntaharrastuksia, juhlia ja muita viihdytystilaisuuksia sekä harjoittamalla yhteistoimintaa muiden, sen tarkoitusten kanssa sopusoinnussa olevien koti- ja ulkomaisten järjestöjen kanssa. Kilta on oikeutettu ottamaan vastaan lahjoituksia ja omistamaan kiinteistöjä.
3§ Jäsenluettelo
Killan hallitus pitää luetteloa killan jäsenistä. Luetteloon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Jäsenluettelossa olevien tietojen käsittelystä säädetään henkilötietolaissa. Jäsenluettelo sisältää vain varsinaisten killan jäsenien tiedot.
II LUKU: Jäsenyys
Kiltaa kuuluu varsinaisia jäseniä, kunniajäseniä sekä alumnijäseniä.
4§ Varsinainen jäsen
Killan varsinaiseksi jäseneksi voi liittyä ja jäsenenä olla Oulun yliopistossa ensisijaisesti hammaslääketiedettä opiskeleva henkilö. Varsinainen jäsen nauttii killan tarjoamia etuja ja hänellä on killan kokouksissa puhe- ja äänioikeus.
5§ Kunniajäsen
Kunniajäseneksi voi kilta kutsua henkilön, joka on huomattavalla tavalla edistänyt hammaslääketieteen opiskelua tai joka on tehnyt killalle erittäin arvokkaita palveluksia. Killan kokouksen tulee hyväksyä kunniajäsenen valinta. ¾:n kokouksessa läsnä olevista äänioikeutetuista killan jäsenistä on kannatettava valintaa. Kunniajäsenellä on killan kokouksissa puheoikeus, muttei äänioikeutta. Kunniajäsen kutsutaan vuosijuhlille.
6§ Alumnijäsenyys
Killan alumnijäseneksi voi liittyä Oulun yliopiston hammaslääketieteen koulutusohjelmasta valmistunut hammaslääkäri, joka on ollut opiskeluaikanaan killan jäsen. Alumnijäsenet eivät ole killan varsinaisia jäseniä, eikä heillä ole puhe- tai äänioikeutta killan kokouksissa. Hallitus määrittää vuosittain alumnijäsenmaksun. Kilta voi kutsua alumnijäsenensä tapahtumiin ja koulutustilaisuuksiin.
7§ Kiltaan liittyminen varsinaisena jäsenenä
Hammaslääketieteen opiskelijoilla liittyminen tapahtuu maksamalla killan vaali- ja talouskokouksen määrittelemä liittymismaksu ja täyttämällä liittymislomake, jossa kerätään jäsenrekisteriä varten jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Jäsen on velvollinen luovuttamaan edellä mainitut tiedot. Jäsen on velvollinen luovuttamaan edellä mainitut tiedot. Killan jäseneksi voidaan hyväksyä myös aikaisemmin eronnut henkilö, mikäli hän täyttää liittymislomakkeen uudelleen ja maksaa liittymismaksun. Killasta erotettu henkilö ei voi liittyä kiltaan uudestaan.
8§ Jäsenyyden päättyminen ja killasta eroaminen
Varsinaisen jäsenen Oulun Hammaslääketieteen killassa on erottava, kun jäsen valmistuu hammaslääketieteen lisensiaatiksi, vaihtaa koulutuspaikkaa ja ei ilmoittaudu läsnä olevaksi hammaslääketieteen koulutusohjelmaan. Jos jäsen haluaa erota killasta, on hänen siitä kirjallisesti tai sähköpostitse ilmoitettava hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai ilmoitettava erosta killan kokouksen pöytäkirjaan merkittäväksi. Killasta eroamiseksi ei katsota sitä, että kiltalainen pitää välivuoden opinnoistaan.
9§ Jäsenen erottaminen
Jäsenen, joka toimii killan tarkoitusperiä vastaan tai herättää käytöksellään yleistä pahennusta, voi kilta kokouksessaan harkintansa mukaan ja asianomaista kuultuaan erottaa killasta määräajaksi tai ainiaaksi. Killan kokouksessa ¾ läsnä olevista äänivaltaisista killan jäsenistä on kannatettava erottamispäätöstä.
III Luku: Killan kokous
10§ Päätösvalta
Päätösvalta killan asioissa kuuluu killan kokouksille. Killan kokous on päätösvaltainen, kun siitä on ilmoitettu sääntöjen edellyttämällä tavalla. Killan kokouksen puheenjohtajana ja sihteerinä toimivat kokouksen keskuudestaan ehdotetut henkilöt.
11§ Killan ja hallituksen kokoukset
Killan kokouksilla tarkoitetaan vuosikokousta, vaali- ja talouskokousta sekä mahdollisia killan lisäkokouksia. Hallituksen kokouksella tarkoitetaan hallituksen omia kokouksia. Kaikki killan jäsenet voivat osallistua killan kokouksiin ja hallituksen kokouksiin. Killan kokouksissa kaikilla kiltalaisilla on sekä ääni- että puheoikeus. Hallituksen kokouksessa äänioikeus on vain hallituksen jäsenillä, mutta puheoikeus on kaikilla killan jäsenillä.
12§ Killan ja hallituksen kokouksen koolle kutsuminen
Kutsu killan kokouksiin on lähetettävä kirjallisesti tai sähköisesti vähintään kuusi päivää ennen kokousta. Kokouskutsuun on liitettävä esityslista kokouksessa esiteltävistä asioista, tarvittavine liitteineen. Killan kokouksia pidetään sääntömääräisten killan vuosikokouksen ja vaali- ja talouskokouksen lisäksi silloin kun hallitus katsoo sen tarpeelliseksi tai aikaisintaan kuuden vuorokauden tai viimeistään kahden kuukauden kuluttua siitä, kun vähintään 1/10 killan äänioikeutetuista jäsenistä sitä erityisesti ilmoitettua asiaa varten vaatii. Hallitus voi kutsua itsensä koolle itselleen sopivana ajankohtana. Kokouksesta tulee ilmoittaa hallituksen jäsenille vähintään kokousta edeltävänä päivänä.
13§ Päätöksenteko
Asiat ratkaistaan killan ja hallituksen kokouksessa yksinkertaisella äänienemmistöllä, ellei kyseessä olevaa asiaa ole määritelty säännöissä äänestettäväksi määräenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee arpa. Killan kokouksessa ensimmäistä kertaa esillä oleva asia siirrettäköön seuraavaan kokoukseen, jos viisi äänivaltaista kokouksessa läsnä olevaa jäsentä sitä vaatii eikä 3/4 kokouksessa läsnä olevista killan äänivaltaisista jäsenistä katso asiaa kiireelliseksi.
14§ Kokouspöytäkirja
Killan ja hallituksen kokouksissa pidetään päätöspöytäkirjaa. Kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat päätöspöytäkirjan. Kaksi pöytäkirjantarkastajiksi valittua kokouksen äänivaltaista osanottajaa tarkistavat pöytäkirjan ja varmentavat sen allekirjoituksellaan. Killan kokouksen pöytäkirjan tarkistettu jäljennös on viikon kuluessa kokouksesta lähetettävä killan jäsenillä sähköisessä muodossa. Hallituksen pöytäkirjan tarkistettu jäljennös on viikon kuluessa kokouksesta lähetettävä sähköisesti killan hallitukselle ja toimihenkilöille. Jäljennös täytyy tarkastaa kuukauden kuluessa.
15§ Vuosikokous
Killan vuosikokouksessa, joka pidetään helmi-huhtikuussa, käsitellään seuraavat asiat:
1) esitellään hallituksen laatima toimintakertomus edelliseltä toimikaudelta
2) esitetään edellisen kalenterivuoden tilit ja tilinpäätös sekä toiminnnantarkastajien lausunto
3) päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä edellisen toimikauden hallitukselle
4) keskustellaan ja päätetään muista esityslistalla olevista asioista.
16§ Vaali- ja talouskokous
Killan vaali- ja talouskokouksessa, joka pidetään marras- joulukuussa, käsitellään seuraavat asiat:
1) päätetään alkavan vuoden toimintasuunnitelmasta
2) määrätään alkavan vuoden liittymismaksun suuruus
3) määrätään killan toimihenkilöiden palkkioiden suuruus
4) esitellään hallituksen laatima talousarvioehdotus seuraavaa vuotta varten
5) valitaan alkavalle toimikaudelle hallitus (puheenjohtaja ja 6-10 hallituksen jäsentä)
6) vahvistetaan kuluvan vuoden hallituksen laatima toimintasuunnitelma seuraavan vuoden hallituksen työjärjestykseksi
7) valitaan killan toimihenkilöt
8) valitaan kaksi tominnnantarkastajaa ja heille varamiehet tarkastamaan alkavan vuoden tilejä ja hallintoa
9) keskustellaan ja päätetään muista esityslistalla olevista asioista
IV-LUKU: Hallitus ja toimihenkilöt
17§ Hallituksen tehtävät
Hallitus, jonka toimintaa varten killan kokous vahvistaa työjärjestyksen, käyttää killan toimeenpanovaltaa ja toimii sen sääntömääräisenä edustajana sekä hoitaa ne asiat, jotka eivät kuulu killan kokoukselle. Hallitus valmistelee killan kokoukselle asiat ja huolehtii killan kokousten päätösten toimeenpanosta. Erityisten asioiden valmistelua ja hoitamista varten hallitus voi valita tilapäisiä toimikuntia.
18§ Hallituksen kokoonpano
Killan hallitukseen kuuluu vähintään seitsemän ja enintään yksitoista jäsentä: puheenjohtaja, isäntä, emäntä ja 4-8 jäsentä eri toimialoilta, joista yksi toimii joko pelkästään tai oman toimensa rinnalla varapuheenjohtajana. Kuluvan vuoden hallitus esittää killan vaali- ja talouskokoukselle tulevan vuoden hallituksessa olevat toimet.
19§ Toimikausi
Hallituksen toimikausi alkaa 1. päivänä tammikuuta ja päättyy 31. päivänä joulukuuta.
20§ Hallituksen tai sen yksittäisen jäsenen erottaminen
Kilta voi killan kokouksessa erottaa hallituksen tai sen yksittäisen jäsenen kesken toimikauden, mikäli ¾ kokouksessa läsnä olevista killan äänivaltaisista jäsenistä kannattaa tätä ja asiasta on mainittu kyseessä olevan kokouksen kokouskutsussa. Mikäli näin tapahtuu, on uusi hallitus tai hallituksen uusi jäsen valittava samassa kokouksessa.
21§ Hallituksesta eroaminen
Hallituksen jäsen voi erota hallituksesta ilmoittamalla siitä hallitukselle. Jos yksi jäsen eroaa ja jäljellä olevat jäsenet muodostavat vielä päätösvaltaisen hallituksen, voi yhdistys toimia näin seuraavaan hallituksen valintakokoukseen saakka. Killan kokous voi tarvittaessa valita eronneen jäsenen tilalle uuden jäsenen. Jos koko hallitus eroaa, on hallituksen huolehdittava yhdistyksen kokouksen koollekutsumisesta, jotta voidaan valita uusi hallitus.
22§ Nimenkirjoittajat
Killan nimen kirjoittavat hallituksen puheenjohtaja, isäntä, emäntä ja varapuheenjohtaja kaksi yhdessä.
23§ Toimihenkilöt
Killan kokous valitsee toimihenkilöt vaali- ja talouskokouksessa. Kuka tahansa killan jäsen voi ehdottaa itseään tai toista killan jäsentä toimihenkilöksi myös kesken toimikauden. Tällöin asia käsitellään seuraavassa killan kokouksessa. Toimihenkilöiden määrä ja kokoonpano vaihtelevat killan tarpeiden mukaan. Toimihenkilöiden toimenkuvien tulee olla sopusoinnussa kulloinkin voimassa olevan toimintasuunnitelman sekä killan rakenteen ja tavoitteiden kanssa. Toimihenkilö voi erota tehtävästään ilmoittamalla siitä killan hallitukselle.
V-LUKU: Talous
24§ Talouden hoito
Killan varainhankinnasta sekä talouden ja omaisuuden hoidosta vastaa hallitus.
25§ Tilikausi
Killan tilikautena on kalenterivuosi. Tilit tarpeellisine asiakirjoineen on jätettävä helmikuun viimeiseen. päivään mennessä toiminnantarkastajille, jotka antavat niistä lausuntonsa ennen vuosikokousta.
26§ Talousarvio
Hallitus laatii killan vaali- ja talouskokoukselle ehdotuksen seuraavan vuoden talousarvioksi.
27§ Liittymismaksu
Jokainen varsinaisen killan jäsenen ehdot täyttävä ja jäseneksi haluava on velvollinen maksamaan killan liittymismaksun, jonka suuruudesta killan vaali- ja talouskokous päättää.
VI-LUKU: Edustaminen
28§ Edustaminen
Edustamiseen liittyvistä edustuskoruista, kokardeista, killan kunniamerkeistä sekä ansiomerkeistä ja muista killan tunnustuksista säädetään tarkemmin erillisessä killan juhlasäännössä.
VII-LUKU: Erinäisiä määräyksiä
29§ Sääntöjen muuttaminen
Päätös näiden sääntöjen muuttamisesta on tehtävä kahdessa perättäisessä, vähintään kahden viikon välein pidettävässä killan kokouksessa, päätöstä on kannatettava vähintään ¾ kaikissa äänestyksissä annetuista äänistä.
30§ Sääntöjen täydentäminen ohjesäännöin
Näitä sääntöjä voidaan täydentää ohjesäännöillä. Ohjesääntöjen hyväksymisestä ja muuttamisesta päätetään killan kokouksessa. Päätöstä ohjesäännön hyväksymiselle ja muuttamiselle on kannatettava vähintään ¾ äänestyksessä annetuista äänistä.
31§ Killan purkautuminen
Päätös, joka koskee killan purkautumista, on tehtävä kahdessa perättäisessä, vähintään kahden viikon välein pidettävässä killan kokouksessa. Purkamispäätös tulee voimaan vain, jos sitä kummassakin kokouksessa kannattaa vähintään 4/5 kaikista äänestyksissä annetuista äänistä.
32§ Varojen käyttö killan purkautuessa tai lakkautettaessa
Killan purkautuessa tai jos se lakkautetaan, sen varat on luovutettava Suomen Hammaslääkäriliitto – Finlands tandläkarförbund ry:lle käytettäväksi, mikäli mahdollista stipendin jakamiseen Oulun yliopistossa hammaslääketiedettä opiskeleville tai opiskelleille henkilöille.
33§ Yhdistyslain soveltaminen
Muutoin killan toiminnassa noudatetaan voimassa olevan yhdistyslain säännöksiä ja hyviä asiakirjakäytäntöjä.
JUHLASÄÄNTÖ
Tämä juhlasääntö on laadittu yhdessä killan sopimuskirjan sääntömuutoksen kanssa 23.8.2010
LUKU I: Yleistä
1§ Johdanto
Tässä juhlasäännössä määrätään killan kokardista, edustuskoruista, kunniamerkeistä ja ansiomerkeistä, niiden myöntämisestä ja käytöstä sekä muista tunnuksista ja vuosijuhlasta.
2 § Juhlasäännön velvoitteet rahastonhoitajalle ja sihteerille
Kokardin mallikappaletta säilyttää ja sen kunnon ylläpidosta vastaa hallituksen rahastonhoitaja. Hallituksen sihteeri vastaa killan akateemisista kunniamerkeistä ja tunnustuksista sekä kunniajäsenistä pidettävistä luetteloista.
LUKU II: Akateemiset kunniamerkit ja tunnustukset
3§ Killan kunniamerkit ja tunnustukset
Killan akateemisia kunniamerkkejä ovat kunniamerkki sekä ensimmäisen, toisen ja kolmannen luokan ansiomerkit. Kunniamerkit ja tunnustukset jaetaan pääsääntöisesti killan suuressa vuosijuhlassa. Akateemiset kunniamerkit ja tunnustukset myöntää killan hallitus.
4§ Killan kunniamerkki
Kunniamerkki on kokoluokaltaan n. 45-50 mm halkaisijaltaan/korkeudeltaan.
Killan kunniamerkki voidaan antaa kunnian- tai kiitollisuudenosoituksena killan tai sen päämäärien hyväksi tehdystä erittäin ansiokkaasta työstä.
Killan kunniajäsen on itseoikeutettu kunniamerkkiin.
5§ 1. luokan ansiomerkki
1. luokan ansiomerkki on kokoluokaltaan n. 30 mm halkaisijaltaan/korkeudeltaan.
Killan 1. luokan ansiomerkki voidaan antaa tunnustuksena erittäin ansioituneille entisille tai nykyisille killan jäsenille, jotka ovat merkittävällä tavalla edistäneet killan toimintaa.
6§ 2. luokan ansiomerkki
2. luokan ansiomerkin leveys on 17 mm ja korkeus 15mm. Merkissä on kultainen/kullattu molaari hopeisen seppeleen keskellä. Killan 2. luokan ansiomerkki voidaan antaa entisille tai nykyisille killan jäsenille, jotka ovat kiitettävällä tavalla osallistuneet killan toimintaan.
7§ 3.luokan ansiomerkki
3. luokan ansiomerkin leveys on 15 mm ja korkeus 13 mm. Merkissä on hopeinen molaari hopeisen seppeleen keskellä. Killan 3. luokan ansiomerkki voidaan antaa entisille tai nykyisille killan jäsenille, jotka ovat aktiivisesti osallistuneet killan toiminnan järjestämiseen.
8§ Killan kokardi
Killan kokardi on hopeinen molaari. Korkeus 16 mm ja leveys 9 mm. Kokardia saa käyttää ainoastaan ylioppilaslakissa lyyran paikalle asetettuna ja sitä tulee kantaa sille kuuluvalla arvokkuudella. Molari-kokardia saavat kantaa Oulussa hammaslääketiedettä opiskelevat tai jo valmistuneet killan jäsenet.
9§ Edustuskorut
Killan puheenjohtajalla, isännällä ja emännällä on edustuskorut. He ovat oikeutettuja käyttämään killan edustuskoruja kiltaa edustaessaan. Edustuskoruja tulee käyttää ja kantaa niille kuuluvalla arvokkuudella kaikissa sellaisissa edustustilaisuuksissa, joissa niiden käyttäminen on tilaisuuden järjestäjän puolesta sallittua.
Puheenjohtajan korun halkaisija on.
10§ Vuosijuhla
Killan vuosijuhlaa vietetään hallituksen päättämänä päivämääränä loka- tai marraskuussa. Viiden vuoden välein järjestetään suuret vuosijuhlat. Välivuosina vuosijuhla järjestetään pienimuotoisempana ja se kulkee Odontofiilikastajaistilaisuuden nimellä.